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Como enviar as faturas à contabilista todos os meses, sem perder nenhuma

Atualizado a 7 de outubro de 2026

Junta as faturas num só sítio ao longo do mês e envia uma única pasta, arrumada, nos primeiros dias do mês seguinte. É o método que poupa mais tempo a ti e à tua contabilista.

Qual é a forma mais simples de enviar as faturas à contabilista?

Uma pasta por mês, enviada sempre no mesmo dia. Em vez de mandar fotografias soltas pelo WhatsApp ao longo do mês, fazes quatro coisas:

Pede sempre fatura com o teu NIF (ou o da empresa). A Autoridade Tributária pede aos compradores que solicitem fatura em todas as aquisições.
Fotografa a fatura no próprio dia. O papel térmico dos talões desbota, e uma fatura perdida no porta-luvas é uma despesa que não chega à contabilidade.
Separa o que é da atividade do que é pessoal. Se trabalhas por conta própria, o e-Fatura vai pedir-te essa separação de qualquer forma.
Envia a pasta do mês logo depois do dia 5 do mês seguinte, com um resumo dos totais por categoria e por taxa de IVA.

Porque é que o e-Fatura não chega?

Porque o e-Fatura só mostra o que os comerciantes comunicaram com o teu NIF. Quem emite faturas tem até ao dia 5 do mês seguinte para as comunicar à Autoridade Tributária, e há sempre casos que ficam de fora:

Faturas pedidas sem NIF. Podes comunicá-las tu, na app e-Fatura.
Faturas que não aparecem, apesar de terem o teu NIF. Podes registá-las na app e-Fatura (opção «Registar») ou no Portal das Finanças, com a fatura na mão.
Faturas pendentes: quando o comerciante tem várias atividades, ou quando tu tens atividade aberta e tens de dizer se a despesa foi profissional. Explicamos tudo no guia sobre faturas pendentes no e-Fatura.

Por isso, a tua pasta do mês continua a ser a prova de que a despesa existiu e de quanto IVA pagaste.

O que é que a contabilista precisa de ver em cada fatura?

Os dados que identificam a despesa, todos legíveis:

O teu NIF (ou o da empresa) e o NIF do fornecedor.
A data e o número do documento, com o código ATCUD.
O IVA separado por taxa e o total. Na Madeira as taxas são diferentes das do continente, por isso a separação conta.

Quase tudo isto está no código QR fiscal impresso na fatura. A Autoridade Tributária explica que o código serve precisamente para simplificar a comunicação dos dados da fatura.

Quanto tempo tenho de guardar as faturas?

Para o IRS, 4 anos a contar do fim do ano em que fizeste a compra, segundo as perguntas frequentes do Portal das Finanças. Quem tem atividade aberta tem prazos mais longos para a documentação da atividade: 10 anos, nas regras do IVA e do IRC.

A tua contabilista sabe que regras se aplicam ao teu caso. Pergunta-lhe se precisa dos originais em papel ou se chega a cópia digital.

Por onde envio: e-mail, WhatsApp ou pasta partilhada?

Pelo canal que a tua contabilista preferir, desde que seja um envio por mês e não trinta. Três regras ajudam:

Um ficheiro por mês, com um nome que se encontra depois, por exemplo 2026-09 Faturas 245118491.pdf.
Um resumo na primeira página: número de faturas, total por categoria e IVA por taxa.
Uma nota com o que falta: faturas sem NIF, despesas pessoais que entraram por engano, devoluções.

Erros que fazem perder despesas

Deixar para o fim do trimestre. Os talões desbotam e a memória falha.
Não pedir NIF e só reparar quando a fatura já não pode ser corrigida.
Misturar despesas pessoais e profissionais na mesma pasta.
Enviar fotografias tortas, cortadas ou desfocadas, que a contabilista não consegue ler.

Como a FaturaPronta faz isto por ti

Tiras uma fotografia à fatura. A app lê o código QR fiscal, preenche fornecedor, data, NIF e IVA por taxa, avisa se falta o teu NIF e guarda tudo na categoria certa. No início do mês, envia à tua contabilista uma pasta com capa de resumo, em PDF, ZIP ou Excel.

Uma foto por fatura. Uma pasta por mês.

A FaturaPronta lê o código QR fiscal, arruma cada fatura na categoria certa e envia a pasta do mês à tua contabilista. Entra na lista de espera e garante o preço de fundador.

Perguntas frequentes

Até que dia devo enviar as faturas à contabilista?

Combina a data com ela. Os comerciantes têm até ao dia 5 do mês seguinte para comunicar as faturas à Autoridade Tributária, por isso enviar a pasta logo a seguir permite-lhe cruzar o que mandas com o que aparece no e-Fatura.

Posso enviar fotografias em vez das faturas em papel?

Para o trabalho do dia a dia, sim: a contabilista precisa de ver os dados da fatura, e uma fotografia legível mostra-os. Confirma com ela se, no teu caso, podes ficar só com a cópia digital ou se tens de guardar o papel.

As faturas que aparecem no e-Fatura chegam para a contabilidade?

Ajudam, mas não substituem a pasta. No e-Fatura só aparecem as faturas comunicadas com o teu NIF, e as que ficam pendentes têm de ser classificadas por ti.